Woran Sie erkennen, ob ein neu eingeführtes System wirklich läuft
Die Abnahme ist erledigt, das System steht — und trotzdem lässt sich erst Wochen später sagen, ob es wirklich läuft. Drei Fragen, die ich mir dafür stelle.
Titelbild: KI-generiert (Higgsfield)
„Läuft doch.” Diesen Satz höre ich oft, kurz nachdem ein neues System eingeführt wurde. Er stimmt fast immer — und sagt fast nichts darüber, ob das System wirklich läuft.
Die Abnahme sagt weniger, als man denkt
Eine Abnahme zeigt, dass ein System funktioniert, wenn jemand danebensteht, der es genau kennt. Der Testfall wurde durchgeklickt, die Schnittstelle liefert die richtigen Daten, die Oberfläche sieht so aus wie besprochen. Das ist wichtig — und es ist der leichtere Teil.
Der schwerere Teil beginnt danach, wenn niemand mehr danebensteht. Ob ein System trägt, zeigt sich nicht am Tag der Freigabe, sondern in den Wochen danach, in denen es niemand mehr besonders beachtet.
Drei Fragen, die ich mir stelle
Läuft es, wenn ich nicht hinschaue? Ich meine damit eine echte Woche mit echten Datenmengen — nicht die fünf Beispieldatensätze aus der Einrichtung, sondern die tausend echten Vorgänge, die ein Betrieb in dieser Zeit tatsächlich erzeugt. Erst dabei zeigen sich die Fälle, an die beim Entwurf niemand gedacht hat: der Sonderzeichen im Namen, die Bestellung ohne Lieferadresse, der Import mit einer Zeile zu viel. Und erst dabei zeigt sich, ob das System diese Fälle abfängt oder stillschweigend danebenläuft.
Arbeiten die Leute damit — oder daneben? Ein Test-Zugang mit Beispieldaten sagt nichts über den Alltag. Erst wenn das Tagesgeschäft tatsächlich durch das System läuft, zeigt sich, ob es zur Gewohnheit wird oder zur Zusatzaufgabe neben der eigentlichen Arbeit. Ein verlässliches Zeichen dafür ist, ob eine Mitarbeiterin dem System eine Frage stellt, ohne vorher zu prüfen, ob die alte Lösung noch schneller wäre.
Wird ein Fehler gemeldet oder umgangen? Das ist für mich das wichtigste Signal. Solange Mitarbeitende bei einem Problem stillschweigend zur alten Excel-Liste, zum Blatt Papier oder zur Zuruf-Lösung zurückwechseln, läuft das System nicht — es wird nur nicht mehr benutzt. Und das merkt man von außen erst, wenn man gezielt danach fragt, denn niemand meldet freiwillig, dass er ein neues System umgeht.
Der Bericht, der mir das noch einmal gezeigt hat
Mitte Juli habe ich einen internen Bericht zur ersten Kundeninstanz eines Systems geschrieben, das wir kurz zuvor eingeführt hatten. Die technische Abnahme lag zu dem Zeitpunkt schon Wochen zurück, alle vereinbarten Funktionen liefen, keine offenen Punkte in der Übergabe.
Trotzdem stand im Bericht: noch nicht wirklich stabil. Nicht, weil etwas kaputt war, sondern weil zwei der drei Fragen oben noch nicht mit Ja beantwortet waren. Es lief — aber es wurde an einer Stelle noch parallel zur alten Lösung gepflegt, „zur Sicherheit”. Erst als diese Parallelpflege aufhörte, war die Instanz im eigentlichen Sinn eingeführt.
Genau dieser Unterschied — zwischen „funktioniert” und “trägt” — ist es, den eine reine Abnahme nicht erfasst. Er zeigt sich erst mit etwas Abstand, und er zeigt sich nur, wenn man gezielt hinschaut.
Was das für die Einführung eines Systems bedeutet
Für mich heißt das vor allem: Ein Projekt endet nicht mit dem Go-Live. Ich plane einen Rücklauf nach einigen Wochen fest ein — nicht als Kulanz, sondern als Teil der Leistung. In diesem Rücklauf schaue ich gezielt nach den drei Punkten: Läuft es unbeaufsichtigt durch, arbeiten die Leute wirklich damit, und wird ein Fehler gemeldet statt umgangen.
Für Unternehmen, die selbst gerade ein System einführen, heißt das: Fragen Sie nicht nur „läuft es?”, sondern konkret nach diesen drei Punkten — bei Ihrem eigenen Team genauso wie bei einem Dienstleister. Eine ehrliche Antwort auf „wird das noch parallel zur alten Lösung gepflegt?” sagt mehr über den Stand des Projekts als jeder Statusbericht.
Wenn Sie gerade ein System einführen
Nehmen Sie sich die drei Fragen für Ihr aktuelles Projekt vor, auch wenn die Abnahme längst durch ist: Läuft es eine Woche ohne Aufsicht? Arbeitet Ihr Team wirklich damit? Wird ein Problem gemeldet oder umgangen? Wenn Sie bei einer der drei Fragen zögern, wissen Sie, wo als Nächstes hinzuschauen ist.
Wenn Sie dabei Unterstützung brauchen oder einfach eine zweite Meinung wollen, ob Ihre neue Instanz wirklich schon trägt: Schreiben Sie mir. Ein erstes Gespräch dazu kostet nichts.
